I risultati dell’indagine Fiaso
Con l’avvento della fatturazione elettronica obbligatoria verso la Pubblica amministrazione, il paese ha imboccato in modo deciso la strada dell’innovazione nella gestione dei processi correlati allo scambio di informazioni nella filiera tra imprese, enti pubblici periferici ed enti pubblici centrali. Sono interessati il profilo commerciale e gestionale, quello contabile e fiscale, le attività di raccolta e indagine statistica, quelle di monitoraggio e controllo sulle dinamiche di spesa pubblica, le attività di controllo fiscale, ecc.
Questa evoluzione implica una standardizzazione delle metodologie e delle procedure di trasmissione dei dati, l’utilizzo di tecnologie informatiche adeguate e un conseguente cambiamento organizzativo. La portata dei risultati attesi è proporzionale agli sforzi necessari per sostenerla: aggiornamenti normativi e procedurali, adeguamento di infrastrutture e tecnologie informatiche, orientamento al cambiamento a tutti livelli e per tutte le tipologie di soggetti interessati.
L’indagine Fiaso
La rilevanza delle modifiche normative e procedurali introdotte, la sostanziale universalità dell’ambito di applicazione per gli enti pubblici, l’ampia platea di soggetti privati interessati dalla norma, l’impatto organizzativo prodotto sulle Aziende sanitarie e ospedaliere e la molteplicità delle problematiche riscontrate da esse sono gli elementi che hanno spinto FIASO ad avviare una ricerca focalizzata sull’introduzione della fattura elettronica, e in particolare sulla fatturazione elettronica passiva.
Il progetto ha previsto la somministrazione di una survey a tutte le Aziende sanitarie pubbliche del paese, con l’obiettivo di raccogliere evidenze sulla fase di avvio della fattura elettronica e valutarne il grado di evoluzione a sei mesi dalla prima applicazione, mettendo a fuoco le eventuali criticità residue e raccogliendo proposte per una gestione più efficace ed efficiente dei processi. Lo scopo dell’indagine è stato dunque duplice: da un lato porre in evidenza la complessità del passaggio al nuovo sistema di fatturazione e lo sforzo amministrativo sopportato dalle Aziende, spesso senza adeguato supporto; dall’altro presentare criticità residue dopo la prima fase di avvio e proposte di sviluppo in un’ottica di analisi per processi.
I risultati
Al termine dell’analisi delle risposte alla survey è stato possibile trarre alcune considerazioni conclusive: viene confermata la rilevanza del tema: il cambiamento imposto dal legislatore ha costituito un elemento di innovazione importante, la cui introduzione ha sollevato, come rilevato dall’universalità del campione indagato, una molteplicità di interrogativi, problematiche e criticità.
L’indagine è stata condotta con tempestività, andando a rilevare “a caldo” quanto accaduto nella primissima fase di avviamento e operatività; ha visto una partecipazione massiva (122 enti) nell’arco di venti giorni, immediatamente a ridosso del periodo di osservazione. Fra gli elementi più interessanti è emerso che la spinta del legislatore al cambiamento ha prodotto risultati apprezzabili a livello macro in tempi relativamente ristretti e senza troppe resistenze: le Aziende sanitarie e ospedaliere hanno risposto con prontezza, con una forte spinta verso il completamento del processo di dematerializzazione.
Quanto alle criticità, occorre dire che la fase di avvio ha comportato notevoli disagi per le Aziende: non hanno giovato la sovrapposizione temporale tra norme di impatto operativo e fiscale così rilevante, come quella della fatturazione passiva obbligatoria e dello split payment; da un punto di vista gestionale, nel passaggio dal sistema basato sullo scambio di documenti cartacei a quello fondato sullo scambio di informazioni dematerializzate, è largamente preferibile un approccio ad ampio raggio, completo, vincolante, chiaramente normato, regolamentato in dettaglio e orientato alla gestione per processi, rispetto a un approccio parziale, di apparente minor impatto organizzativo, che espone però gli operatori a una gestione ibrida, solo in parte dematerializzata, con il rischio di non conseguire la parte più importante dei benefici attesi, in termini di efficienza, produttività e risparmio.
L’invito dunque è a completare il percorso e a non accontentarsi di quanto realizzato. Dalla survey è risultata nel complesso una buona capacità di adattamento al cambiamento e l’auspicio di un’ulteriore spinta verso l’innovazione. In questo senso l’introduzione della fattura elettronica ha rappresentato solo un primo passo, fondamentale e innovativo ma incompleto, per la dematerializzazione dei processi. In particolare, occorre sviluppare le condizioni per il recupero di efficienza legate, a valle, alla dematerializzazione dei processi di lavorazione delle fatture ricevute (interna alle Aziende) e, a monte, a tutte le fasi caratterizzanti l’intero ciclo passivo (ordine d’acquisto, documento di trasporto, riconciliazione delle partite). Lo sviluppo di tale approccio totale alla dematerializzazione potrà consentire di orientare le aziende verso l’obiettivo strategico di una PA più snella, efficiente, moderna e trasparente.
